Accès à l'information

En tant qu'organisme public, la Ville de Varennes est assujettie à la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (ci-après appelée « la Loi »).

Celle-ci établit le principe général que toute personne qui en fait la demande a le droit :

• d’avoir accès aux documents détenus par la Ville, sous réserve des restrictions et exceptions applicables telles les ébauches, brouillons, notes préparatoires d’un document, opinion juridiques, avis, recommandation, etc.;
• d’être informée des renseignements personnels la concernant détenus par la Ville;
• de faire rectifier les renseignements personnels la concernant s’ils sont inexacts ou incomplets ou si leur collecte, leur communication ou leur conservation n’est pas autorisée par la Loi.

Comment présenter une demande?

La personne qui désire avoir accès à des documents détenus par la Ville, en vertu de la Loi, peut présenter une demande d’une des deux manières suivantes :

• en remplissant le formulaire de demande d’accès à un document
• en faisant parvenir une demande écrite aux coordonnées citées en bas de page, et qui contient : 
  • les prénom, nom et coordonnées de la personne qui effectue la demande;
  • la description précise du document demandé (titre, auteur, sujet, date ou période visée et service concerné);
  • le mode de consultation souhaité (à nos bureaux ou par l’envoi d’une copie du document par la poste ou par courriel).

Une demande de communication d'un renseignement personnel ne peut être considérée que si elle est faite par écrit par une personne physique justifiant de son identité à titre de personne concernée.

Les renseignements personnels sont ceux qui portent sur une personne physique et permettent de l'identifier. Ils sont confidentiels et ne peuvent être communiqués sans le consentement de la personne concernée.

Ainsi, dans le cas où les documents visés par la demande peuvent contenir de tels renseignements concernant une autre personne, son consentement écrit doit être obtenu par écrit et soumis avec la demande.

Lorsque la demande est reliée à un immeuble, le consentement du propriétaire actuel est requis. Le demandeur doit donc faire parvenir avec la demande, un formulaire de consentement dûment rempli et signé par le propriétaire.

Rectification d'un renseignement personnel

Il peut arriver qu'une erreur se glisse parmi l'information personnelle contenue dans les dossiers de la Ville. Si tel est le cas, une demande de rectification peut être faite auprès de la responsable de l'accès à l'information.

Une demande de rectification d'un renseignement personnel ne peut être considérée que si elle est faite par écrit par une personne physique justifiant de son identité à titre de personne concernée. Cette personne doit envoyer une demande aux coordonnées citées au bas de la page.

Délai de réponse

La responsable de l'accès aux documents accusera réception de la demande. La réponse sera transmise dans les 20 jours suivant la réception de la demande. Toutefois, il est possible de prolonger d’une période additionnelle de 10 jours le délai initial de 20 jours.

Frais exigibles

La consultation des documents sur place est sans frais. Cependant, des frais peuvent être exigés pour toute copie de document en vertu du Règlement sur les frais exigibles pour la transcription, la reproduction et la transmission de documents et de renseignements.

En cas de refus total ou partiel de votre demande

Si l'accès à un document ou à un renseignement personnel est refusé totalement ou en partie, la personne ayant formulé une demande écrite peut, dans les 30 jours de la décision de la responsable, soumettre une demande de révision auprès de la Commission d’accès à l’information.

Mylène Rioux, OMA
Responsable de l’accès aux documents
Responsable de la protection des renseignements personnels
Directrice adjointe des Services juridiques et greffière

Ville de Varennes
175, rue Sainte-Anne
Varennes (Québec)  J3X 1T5

Courriel : greffe@ville.varennes.qc.ca